Об автоматизации экономических и управленческих процессов СыктГУ // 2006 г.
| (свободное эссе с элементами публицистики и фрагментами технической информации) Если говорить об истории автоматизации административно-управленческих подразделений Сыктывкарского госуниверситета (СыктГУ), то можно констатировать наличие длительных, а, порой, и очень сложных, этапов ее становления. Еще каких-то 7-10 лет назад далеко не всем была очевидной с самого начала необходимость применения различных информационных технологий управления в повседневной работе вуза. Многие из тогдашних бухгалтеров, экономистов, других специалистов не видели в персональных компьютерах (которые, к слову, были и очень дороги) эффективного помощника в своей повседневной рутинной деятельности. А многие из них даже наоборот – считали персональный компьютер главной угрозой их интересам, предполагая, к примеру, свое скорое сокращение за ненадобностью. В то время еще не было ни локальной сети, ни полноценных серверов, ни скоростных матричных принтеров, на которых можно было печатать большое количество выходных данных. Не было даже той пресловутой “лоскутной” автоматизации (так говорят, когда имеется автоматизация отдельных участков, связанных друг с другом предметной областью, но не имеющих информационно-технологической интеграции), которая сейчас, в случае ее наличия на предприятии, считается атавизмом. Процесс становления научно-практического направления под названием ”информационный менеджмент” в университете и сейчас далек от завершения; но тогда – 10 лет назад – еще многое необходимо было сделать, чтобы сегодня сказать: “автоматизация многих экономических и управленческих процессов Сыктывкарского госуниверситета состоялась”. Автор настоящей статьи помнит, как в уже далеком 1996 году в бухгалтерии СыктГУ был всего один персональный компьютер с процессором класса Intel 486, на котором осуществлялся расчет стипендии и зарплаты в одной из “клипперовских” программ (т.е. написанной на языке программирования высокого уровня Clipper; в настоящее время – мертвый язык). Важно заметить, что на этом – одном-единственном автоматизированном рабочем месте (АРМ) функционировала программа, которую можно считать первой программой автоматизации бухгалтерского учета, разработанной для персонального компьютера (ПК) силами сотрудника СыктГУ для бухгалтерии СыктГУ. Этим сотрудником был В.Г. Зайнуллин, работавший в то время заместителем главного бухгалтера. Он занимался и разработкой программы автоматизации расчетных процессов, и непосредственно сам осуществлял расчет заработной платы и стипендии с использованием своей же программы. Благо, в то время не было особых законодательных (налоговых) и бухгалтерских (аналитических) сложностей, – хватало и одного компьютера, и одного специалиста, сочетающего в себе программиста и расчетчика в одном лице. Программа имела один очень важный и уважаемый “плюс” – она была первой. В то же время “минусов” было больше. Программа, в частности, содержала большое количество технических и методологических ошибок (например, были нарушения классического бухгалтерского “закона сохранения денег”). Свою негативную роль играла и замкнутость всех процессов на одном человеке, что очень сильно мешало развитию информационных технологий и создавало возможную почву для потенциальных злоупотреблений. В то же время говорить, что система была совсем плохой, не совсем правильно, так как она, несмотря на общее технологическое, концептуальное и программное несовершенство, все-таки обеспечивала минимальные необходимые потребности пусть и одного из участков бухгалтерского учета университета того времени – времени, когда любое программное и технологическое новшество воспринималось единственно правильным, верным решением. К тому же, не было достаточного количества программных альтернатив и, соответственно, отсутствовала возможность сравнивать и выбирать лучшее. Материально-техническая (аппаратная) база административных служб в то время развивалась очень медленно и неперспективно. Хотя некоторые положительные тенденции начали появляться и в этом направлении – были смонтированы и начали работать первые, отчасти кустарные, сегменты будущей локальной административной сети. Так, в 1994 г. в отдельных подразделениях была внедрена локальная сеть IOLA, которая использовалась только для передачи файлов с одного рабочего места на другое. Летом и осенью 1996 г. была смонтирована локальная сеть в библиотеке, учебном отделе, научно-методическом отделе и в отделе кадров, которая в последствии была соединена с локальной сетью РЦ НИТ и учебной сетью физического факультета. Все вышеупомянутые фрагменты сети главного корпуса СыктГУ строилась по технологии ETHERNET c использованием сетевой операционной системы Novell NetWare 3.11. В этот же период началась разработка сетевых версий программ "Контингент" и "Абитуриент" (разработчик – И.Д. Чарков). Вместе с тем, оценивая автоматизацию того времени с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что тот период был крайне важен в качестве некоторой отправной точки – начального эволюционного этапа развития информационных технологий управления в СыктГУ; а общим итогом данного этапа явилась вялотекущая одноплоскостная автоматизация параболического типа (авторский термин). Сначала некоторый подъем, выразившийся, например, в попытке автоматизировать один из многих экономических процессов (заработная плата и стипендия), затем некоторое затишье – эйфория от первых относительных успехов, и, наконец, опасный застой, который к началу 1997 года приобрел угрожающие масштабы – ту же зарплату и стипендию проще было считать вручную, чем на компьютере, так как существующая система была в добавление ко всем ранее отмеченным недостаткам еще и стратегически неустойчива, а также сильно чувствительна ко внешним изменениям (в частности, была морально не приспособлена к почти постоянно меняющемуся законодательству в силу отсутствия эффективной масштабируемости и возможности оперативного включения новых задач). В 1997 г. стартовал второй эволюционный этап автоматизации экономических процессов в СыктГУ, который связан с именами В.П. Юдина – в то время главного бухгалтера и основного инициатора изменений в области автоматизации бухгалтерии, О.О. Гобанова и Д.А. Беляева – в то время еще студентов физического и математического факультетов СыктГУ соответственно. Во-первых, необходимо отметить, всё в большей степени возникала потребность объединения информационных ресурсов фрагментов локальной вычислительной сети, имеющихся в бухгалтерии, и фрагментов локальной вычислительной сети других подразделений главного корпуса СыктГУ. Сети были технически разнородны, и поэтому потребовалось унифицировать имеющиеся сетевые стандарты и серверные технологии. В связи с этим было принято решение демонтировать устаревшую сеть IOLA и провести в бухгалтерии, а заодно и в близлежащих отделах (финансовый отдел, машинное бюро) локальную сеть по технологии ETHERNET. В скором времени были закончены монтаж новой сети, установка и настройка сетевой операционной системы Novell NetWare 3.11, и началось внедрение первой профессиональной бухгалтерской программы “1С:Бухгалтерия 2.0 для DOS”, которая могла бы использовать все преимущества современной сетевой обработки данных. Во-вторых, необходимо отметить увеличение материально-технической базы, а также качество составляющего ее аппаратного обеспечения. В бухгалтерию (включая финансовый отдел) было поставлено порядка 15-ти компьютеров, которые позволили сделать большой технический прорыв в области автоматизации управленческих процессов. Также было приобретено несколько современных принтеров, в том числе и один скоростной “банковский” матричный принтер. Надо отдать должное, руководство университета всегда понимало необходимость обновления и расширения компьютерного парка экономических служб, и, в частности, бухгалтерия в большинстве случаев находила понимание при необходимости обновления или покупки нового оборудования. В итоге, в 1998 - 1999 гг. бухгалтерия имела в своем распоряжении довольно неплохой технический парк, состоящий из компьютеров класса Intel Pentium и нескольких периферийных устройств, достаточный для функционирования новых программ, разработанных с использованием новейших информационных технологий. В-третьих, необходимо отметить, что в рассматриваемый период был сделан чрезвычайно важный прорыв в области автоматизированных систем управления (АСУ) экономическими процессами, осуществляемыми бухгалтерией. Начиная с конца 1997 года, автоматизации подверглись практически все направления бухгалтерского учета СыктГУ. Были автоматизированы: центральная (основная) синтетическая бухгалтерия и материальная аналитическая бухгалтерия (отдел по учету материалов, основных средств и малоценных быстроизнашивающихся предметов) – на базе уже упоминавшейся выше 1С:Бухгалтерии 2.0; расчет квартирной платы, расчет основной, почасовой и внештатной заработной платы, расчет стипендии студентам и аспирантам. Было выполнено большое количество исследовательских и методологических работ, связанных с построением концепций автоматизации, как отдельных участков учета, так и всей бухгалтерии в целом. Если говорить о техническом кодировании – было написано свыше миллиона строк кода новых программ. И, наконец, успешно была отражена “атака” персонала, категорически несогласного с вводимыми новшествами – имело место мощное сопротивление изменениям. Сегодня можно с уверенность сказать, что именно тогда впервые был применен так называемый индустриальный подход к автоматизации. То есть появившиеся программы уже не являлись результатом “хобби” отдельных, интересующихся программированием на ПК, сотрудников, а представляли собой полноценные информационные системы управления, с которыми работали рядовые бухгалтеры-пользователи. Постепенно начали уходить в прошлое бумажная рутина, неэффективность принимаемых решений, а также недостоверность учетной информации и неоперативность ее получения. Конкретным результатом проделанной работы явилось функционирование в бухгалтерии СыктГУ к середине 1999 г. семи автоматизированных информационных систем управления (часть из них авторские, т.е. полностью разработаны силами сотрудников самого СыктГУ): 1. АСУ “Бухгалтерия” – система автоматизации учета общей (центральной) синтетической бухгалтерии. 2. АСУ “Материалы” – система по аналитическому учету товарно-материальных ценностей (основные средства, материалы и др.). 3. АСУ “Зарплата” (штатное расписание) – подсистема АСУ “Зарплата” по расчету заработной платы штатным сотрудникам университета 4. АСУ “Зарплата” (почасовая, внештатная) – подсистема АСУ “Зарплата” по расчету почасовой и внештатной заработной платы (по договорам подряда; позднее – по договорам возмездного оказания услуг). 5. АСУ “Стипендия” (студенты) – подсистема АСУ “Стипендия” по расчету стипендии студентам. 6. АСУ “Стипендия” (аспиранты) – подсистема АСУ “Стипендия” по расчету стипендии аспирантам. 7. АСУ “Квартплата” – система по расчету квартирной платы сотрудникам, проживающим в ведомственных общежитиях университета. Указанные системы обладали многими достоинствами, например, стабильность работы, удобство их использования (понятный рядовому пользователю интерфейс), соответствие действующему законодательству, возможность модернизации и др. Но вместе с тем они имели и недостатки (как концептуально-технологические, так и программные). Важно отметить, что эти недостатки были вполне прогнозируемы в начале разработки таких систем в СыктГУ и являлись скорее недостатками второго эволюционного этапа, нежели самих систем. Перечислим некоторые из них: 1. Концептуальный недостаток: отсутствие интеграции информационных систем (и, следовательно, информационных ресурсов) внутри бухгалтерских и экономических служб между собой, а также с информационными ресурсами остальных подразделений вуза. 2. Технологический (программный) недостаток: созданные автоматизированные информационные системы разрабатывались преимущественно для работы в операционной среде MS DOS. Выбор этой операционной системы был обусловлен отсутствием приемлемых альтернатив – не было другой подходящей операционной системы и языкового программного обеспечения. Немаловажную роль в выборе операционной системы и инструментальных программных средств сыграли и аппаратные ресурсы (компьютеры и сетевое оборудование), которые были достаточны для DOS-программ и мощностей которых не хватало для Windows-приложений. Необходимо отметить важную особенность автоматизации на данном этапе: если часть подразделений и отделов (в основном, как указывалось выше, бухгалтерия) была автоматизирована на достаточно высоком уровне, то многие другие подразделения – на относительно низком уровне или не автоматизированы вовсе. На этом этапе также отсутствовали единые универсальные для всех подразделений стандарты, технологические платформы, средства разработки, базы данных, аппаратное обеспечение и т.д. Более того, и внутри одного подразделения (бухгалтерии, структурно состоящей из несколько отделов) встречались совершенно разные интерфейсные решения, разные структуры соответствующих баз данных, разные подходы к их проектированию. Как вывод, сообщим, что на данном этапе имела место быть ситуация регулируемого неравномерного информационного сепаратизма, характеризующегося отсутствием в СыктГУ какой-либо интеграции (методологической, технологической, технической, программной) информационных потоков между разными подразделениями. Начиная с 2001 г. в университете начали появляться позитивные тенденции в области построения комплексных интегрированных информационных систем управления. Были предприняты первые попытки: - разработать единые для всех подразделений и отделов стандарты автоматизации; - унифицировать структуры информационных баз данных; - “подтянуть” аппаратное обеспечение всех подразделений до одного уровня; - обучить слабо владеющий информационными технологиями персонал. Необходимо отметить, что руководство СыктГУ в настоящее время осознает необходимость выработки единых стандартов автоматизации, подборов соответствующих квалифицированных кадров, но полностью “барьер” осознания необходимости скорейшего перехода от “лоскутной” автоматизации к комплексным интегрированным информационным системам пока еще не преодолен. В частности, только сейчас процесс построения комплексной интегрированной системы управления в СыктГУ начинает свое бурное развитие. Оно заключается в наличии в университете уже действующих элементов (сегментов) будущей комплексной интегрированной информационной системы, автоматизирующей экономические процессы. В частности, такими сегментами являются: 1. Программный комплекс “ВУЗ:Стипендия 2002”. 2. Программный комплекс “ВУЗ:Зарплата 2003”. Разработка этих комплексов осуществлялась в СыктГУ в 2001-2003 гг. своими силами (без привлечения сторонних специалистов-разработчиков и производителей программного обеспечения) с учетом опыта, накопленного за предыдущие годы. Автор настоящей статьи является и концептуальным архитектором, и разработчиком-программистом указанных систем. Можно выделить следующие положительные результаты разработки и внедрения указанных программных комплексов: 1. Уменьшился документооборот между отделом кадров, учебным отделом и расчетным отделом бухгалтерии за счет внедрения интеграционных моделей. Большая часть информации между этими подразделениями СыктГУ в настоящее время передается в электронном закодированном виде автоматически. Как результат, уменьшение количества ошибок, ранее часто возникающих на этапах перемещения “бумажной” информации. 2. Повысились качество, оперативность и своевременность получения любых требуемых выходных форм в нужном аналитическом разрезе. Как результат, процессы принятия решений в предметной области руководителями СыктГУ стали более обоснованными, поскольку при их подготовке они оперируют точными и своевременными данными. 3. Увеличилась прозрачность процесса расчета зарплаты и стипендии. Как результат, усилена функция контроля за процессом расчета заработной платы, что делает минимальным вероятность злоупотреблений со стороны сотрудников бухгалтерии. 4. Появились функции анализа и планирования, которые позволили финансово-аналитическому отделу СыктГУ эффективно планировать, анализировать и контролировать фонды заработной платы и стипендии в различных разрезах за любой период. Как результат – повышение эффективности процесса принятия решений руководством относительно распределения соответствующего фонда, а также четкое определение размеров его экономии в любой момент времени. 5. Обеспечивается возможность полной настройки “с нуля” комплексов конечным пользователем в случае изменения законодательства или появления новых форм оплаты труда, доплат, видов удержаний и т.д. Увеличилась способность пользователя самостоятельно (без участия разработчика) в срок и в полном объеме формировать любые необходимые статистические, аналитические, учетные документы. То есть – слабая чувствительность к внешним изменениям, что в конечном итоге положительно сказывается на работе расчетного отдела и на процессе управления экономическими процессами в СыктГУ в целом. 6. Имеется возможность работы комплексов в сетевом режиме, т.е. работы нескольких пользователей с одной и той же общей совокупностью данных, но с четким распределением обязанностей и закреплением участков ответственности (с ведением электронного протоколирования всех действий). Как результат – повышение функции контроля за качеством конечных результатов работы отдела и отдельных сотрудников (т.к. всегда известно, за какую совокупность данных ответственен и за какие функции отвечает данный сотрудник), а также улучшение функции координации деятельности подчиненных главным бухгалтером. 7. Разработанные комплексы полностью соответствуют законодательству. По сравнению с ранее использующимися системами количество несоответствий и нарушений резко снизилось. К примеру, если раньше (до 01.01.2003 г.) было неверным формирование отдельной налоговой справки по каждому лицевому счету (их могло быть несколько для одного сотрудника), и это было поводом для непринятия таких справок в ФНС, то сейчас происходит формирование единой налоговой справки за календарный год по каждому сотруднику, где учтены все доходы, предоставленные льготы (вычеты) и сведения об удержанном налоге на доходы физических лиц. Как результат – уменьшение возможной базы оснований для исчисления различных штрафов и пеней. 8. Дополнительное улучшение функции координации работы персонала как частное следствие единых интерфейсов, структуры данных, единой информационной базы. В условиях универсальности рабочих мест руководству проще производить перемещения персонала с одного рабочего места на другое. Важно отметить, что после внедрения программ “ВУЗ:Стипендия 2002” и “ВУЗ:Зарплата 2003” резко повысилась и социальная эффективность. Внедренные комплексы позволили повысить или оптимизировать следующие аспекты социальной составляющей эффективности. Во-первых, это полное документирование комплексов и всех составляющих их подсистем. Кроме самих комплексов разработаны две объемные “Инструкции пользователя” при работе с программами, а также встроенная в сами комплексы мощная система помощи. Практически в любом месте каждой системы, на этапе выполнения любой функции, при формировании любых печатных форм пользователь может нажать клавишу F1 и получить исчерпывающую помощь. Более того, к примеру, комплекс “ВУЗ:Зарплата 2003” предлагает в некоторых запутанных и спорных ситуациях пользователю различные варианты решения той или иной проблемы (нередко прямо в процессе расчета зарплаты, не прерывая его, т.е. в режиме реального времени). Например, в случае предоставления отпуска только что принятому сотруднику (такие ситуации встречаются по вине отдела кадров, который по ошибке отправляет в отпуск не того сотрудника – в СыктГУ много однофамильцев), программа сообщит об этом факте прямо в процессе расчета и предоставит пользователю время для проверки его правильности. И, хотя, в конечном итоге пользователь выбор делает (в контексте данного примера) сам, описанная консультационная помощь (сообщение) ему в любом случае не повредит. Немаловажным является и прозрачность работы всех систем комплексов на всех этапах их работы. То есть пользователь в любой момент времени знает, что происходит у него на компьютере. Во-вторых, и это является следствием “интеллектуальности” комплексов, пользователь (бухгалтер) расширяет свои знания и улучшает свою способность анализировать и принимать отдельные решения, что в конечном итоге повышает его квалификацию. В-третьих, комплексы обладают удобным, понятным, эргономичным интерфейсом, что в конечном итоге положительно влияет на социальную эффективность. Здесь необходимо также отметить универсальный подход к созданию интерфейсов. Разработанные комплексы имеют в своем составе несколько подсистем, а также могут работать в распределенном режиме (т.е. у каждого пользователя свои функции и область используемых данных в рамках единой информационной базы). Количество сотрудников расчетного отдела (конечно, в случае такой необходимости по другим каким-либо причинам) может достигать десятков, и в этом случае интерфейсы будут у них всех одинаковыми с точностью до расположения управляющих кнопок и меню. Как результат – высокая адаптируемость пользователя к другому рабочему месту (другим обязанностям) в случае его перевода на выполнение других задач в рамках расчетной части бухгалтерии СыктГУ (например, с участка “стипендии” на участок “основная зарплата”) либо в другое подразделение (например, из бухгалтерии в финансово-аналитический отдел). В-четвертых, улучшилась обратная связь с клиентами расчетного отдела – сотрудниками и студентами СыктГУ. Это одинаково касается как вопроса выдачи наглядных для восприятия расчетных листков и быстрого получения различных справок, так и вопроса перечисления заработной платы на несколько расчетных счетов в разных количествах (например, 10 % - в один банк, 20 % - в другой банк, 70 % - в кассу). В конечном итоге сотрудники обладают более полной информацией о своей заработной плате и могут лучше планировать свои личные бюджеты. Указанные программные комплексы позволили также достичь следующих основных показателей организационной эффективности: - Удалось резко сократить производственный цикл – цикл расчета заработной платы и стипендии без затратной (в денежном выражении) модернизации аппаратного и сетевого обеспечения. Как следствие, у сотрудников расчетного отдела появилось дополнительное рабочее время, которое они могут использовать, к примеру, для более детального изучения нормативных инструкций, что в конечном итоге повышает экономическую отдачу от выполнения своих трудовых обязанностей сотрудниками. - Без увеличения работающего персонала удалось уменьшить по времени расчет заработной платы и стипендии в целом. Если при этом учитывать факт постоянного усложнения финансового и управленческого учета в России (об этом упоминалось выше), то экономический эффект представляется значительным. - Интеграция информационных потоков между расчетным отделом и другими подразделениями СыктГУ позволила исключить необходимость в содержании дополнительных сотрудников. - Удалось повысить качество подготовки отчетных данных в различные внешние органы (Пенсионный Фонд РФ, ФНС МФ РФ и др.). Как следствие – снизить объем штрафных санкций как по вероятности их появления, так и в денежном выражении. Также, за счет интеграции информационных потоков внутри комплекса (в силу замкнутости процесса расчета от ввода начальных данных до получения отчетных форм) отпала необходимость в привлечении дополнительных сотрудников на выполнение работ по подготовке отчетных данных в требуемый законодательством срок. Сообщим, что данные разработки – “ВУЗ:Стипендия 2002” и “ВУЗ:Зарплата 2003” признаны на федеральном отраслевом уровне, о чем свидетельствуют полученные свидетельства Отраслевого фонда алгоритмов и программ Федерального агентства по образованию. Отметим, что немногие вузы в России имеют подобные авторские информационные системы управления, полностью соответствующие законодательству и особенностям аналитического учета высших учебных заведений. Данные системы функционируют в СыктГУ и в настоящее время. Позже, в 2005 г. автором настоящей статьи также были автоматизированы участки учета основных средств и материальных запасов – было успешно внедрено типовое решение “1C:Бухгалтерия 7.7 для бюджетных учреждений”, которое позволило материальному отделу бухгалтерии СыктГУ более эффективно осуществлять учет и анализ состояния товарно-материальных ценностей. В заключение хотелось бы отметить, что время не стоит на месте, и, конечно, уже сегодня необходимо думать о дальнейшем развитии программных и аппаратных составляющих отдельных сегментов автоматизированной системы управления СыктГУ. В условиях почти постоянно меняющегося законодательства, а также общего увеличения количества управленческих задач, решаемых в СыктГУ, крайне важно постоянно помнить о необходимом развитии информационных технологий, в том числе и в отдельно взятых подразделениях – например, в бухгалтерии. Уверен, у СыктГУ достаточно практического опыта, чтобы самостоятельно разрабатывать новые информационно-технологические решения в области автоматизации экономических процессов. В университете имеется мощный потенциал в виде сотрудников с бесценным опытом в этом направлении, который должен быть востребован, а также в виде студентов – людей, имеющих время и готовых за минимальную плату осуществлять задачи автоматизации, тем самым, нарабатывая бесценный опыт (примеры уже есть – весной 2006 г. в рамках разработки курсового проекта одним из студентов факультета информационных систем разработана программа расчета себестоимости издательско-полиграфической продукции с учетом вузовских особенностей). В университете есть почти все, чтобы остаться передовым вузом в области автоматизации, а также сохранить информационную независимость. Осталось только проявить мудрость и не пустить процессы автоматизации управленческих подразделений на самотек (например, предоставив самим подразделениям решать, в каких программах им работать), порождая тем самым уже неуправляемый информационный сепаратизм. Если подобное допустить, СыктГУ может быстро превратиться в “дойную корову” для различных сторонних фирм, которые всегда готовы “подсадить на крючок” такую крупную организацию как университет и при этом “не гарантировать полное соответствие требуемым задачам, т.к. программное обеспечение поставляется “как есть”. (С) 2006, Д.А. Беляев При перепечатке и (или) использовании представленного материала для каких-либо целей, ссылка на автора обязательна. | |
|
| |
| Просмотров: 59 | |
| Всего комментариев: 0 | |